こんにちは！

関東地区チューターの遠藤瑞季（えんどうみずき）です。

残暑厳しい中ではありますが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

先日私用で長野県に行っていたのですが東京に戻った瞬間に暑くて汗が止まらず、
地球温暖化の影響をひしひしと感じておりました。

さて、関東地区では8月14日（水）に第2回定例会がオンライン形式で開催されました。

第2回定例会のテーマは「メールでの情報発信について」でした。

ラーニング生はOB・OGを含む他のラーニング生やCSO関係者、環境財団の職員の方が
参加するメーリングリストを利用して情報共有・発信をすることができます。

しかし、ラーニング生の中で実際に活用している人は少ない状況です。

メールは言葉遣いや形式がSNSで使用するものと比較すると異なる点が多く、
中々使いづらいのかもしれません。

しかしメールは、今後社会に出たときにすべての人が必ず使うことになるツールです。

SlackやTeamsなどカジュアルなコミュニケーションツールの普及は進んではいますが、
目上の方への連絡といったかしこまった内容はまだまだメールで送ることが主流のように
思います。

ラーニング生の皆さんにはこの期間にメールを送る実践練習をしスキルを身に着けてほしい
ということで、今回の定例会ではメールを活用し、より効果的な情報発信をするための
勉強会を行いました。

私もメールを送る際は、誤字や脱字がないかや、内容が冗長になっていないかを気にしながらも
最後は「えいや！」と送信ボタンを押しているところがあった（ある）ので、ラーニング生
だった時に様々な内容でメール文を作成したことはとても有意義だったと感じております。

はじめに、SOMPO環境財団の瀬川さんからメールでの情報発信についてレクチャーして

いただきました。

ポイントは主に以下の３点です。

メールを書く際に重視すべきことは受信した人に読んでもらい、書き手が目的とする行動を
促すことです。

例えば、「イベントに参加してもらう」ことが目的であれば、まず魅力的なタイトルで
メールを開けるよう促し、そしてリード文などで興味を引くことが重要です。

他にも客観的な情報だけでなく、自分が伝えたい魅力（ex：○○が△△で最高！）や自分が
このメール文を書いている目的（ex：参加人数が少なくて困っている...）など「主観的な想い」
を盛り込んで文章を書くことも効果的です。

メーリングリストの使用など大多数に向けての文章を作成する際は、より多くの人に読んで
もらえるよう無難な表現を選びがちです。

しかし、そうすると当たり障りのない、誰の興味も引かない文章が出来上がる可能性が
あります。

 

イベントの案内文などを作成する際は、興味を持ってほしい対象を具体的に絞り、
そのターゲットに刺さるような文章を書くのを意識することが魅力的な文章を書く
第一歩となります。

情報を発信する際には「自分が受け取った時にどう思うか」という視点はとても重要です。

「あまりにも冗長な文章だと面倒になり最後まで読まない」、「この見出しであればメールを
開きたくなる」という風に読み手の気持ちを意識することで、自然と読みやすく、
伝わりやすい文章になると思います。

そのためにも書き終わった際には、一呼吸おいて読み直すことが重要です。

次に、実践練習も兼ねて、架空の環境保全イベント（「生物多様性を守ろう！～「食」から
考える環境保全～」セミナー）の告知メールをグループに分かれて作成し、作成したメールを
読み上げるグループワークを行ないました。

グループワーク中は、イベントの内容を吟味した上で、どのようなタイトルや文章を
作成すれば読み手に興味をもってもらえるか盛んに議論がされていました。

限られた時間でのメール文作成でしたが、時間配分もばっちりでした！

グループワーク後、各グループの作成したメールの発表がありましたが、どのグループの
メールも読み手に興味を持ってもらえるよう様々な工夫がされていました！

 例えば、

・「タイトル『生物多様性』『農業』『食』『環境保全』に興味がある人必見！」と
タイトルにキーワードを散りばめることで分かりやすくターゲットを絞る

・「私たちの日々の『食』における選択が、生物多様性に関係しているかもしれません！」と
一見関係のなさそうなワードの関連性を強調することで読み手の興味を引く

・「某テレビ番組の△△▲▲教授をゲストにお呼びしています！」と文章の自由度を活用し、
有名人が登壇することで話題性をアピール
 

といった様々な工夫がされていました。


  

同じイベントの告知メールでも言葉選びや構成が変わるだけで、読み手として受ける印象が
全く異なるのだと驚きました。

そして、メールを送る目的意識をしっかりと持ち、ターゲットのことをよく考えて情報発信を
行う大切さを実感しました。

ラーニング生の皆さまも今回学んだことを活かして、メーリングリストでどんどん情報を
発信してください！

本日の内容は以上になります。

次回のブログもお楽しみに！